Le fichier Excel que trois personnes modifient en même temps

Le blocage

Un fichier est né pour dépanner. Un suivi de commandes, un planning d’interventions, un stock de pièces.

Trois personnes le remplissent. Il vit sur un partage réseau, ou sur OneDrive. Certains jours il s’ouvre en lecture seule, alors quelqu’un fait une copie sur son bureau, la remplit, et la recopie plus tard. Une ligne se perd. Personne ne sait laquelle.

Deux ans passent. Le fichier compte quatorze onglets, des formules qui pointent vers des cellules vides, et une colonne dont plus personne ne connaît la règle.

Ce que fait déjà Excel

Plus qu’on ne le dit. La coédition sur OneDrive ou SharePoint fonctionne vraiment. Deux personnes travaillent dans le même classeur, et l’historique des versions permet de revenir en arrière.

Si votre fichier tient sur un espace en ligne, que deux personnes y touchent chacune quelques fois par semaine, et que personne n’a perdu de données depuis six mois, ne changez rien. Ce serait de l’argent dépensé pour rien, et ça se dit.

La coédition se dégrade sur trois points précis. Les gros classeurs avec beaucoup de formules et de macros se synchronisent mal, et les conflits arrivent. Rien n’empêche de saisir une date impossible ou un client qui n’existe pas, parce qu’une cellule accepte tout. Et l’historique dit qu’une valeur a changé, sans dire qui a décidé quoi ni pourquoi.

Ce qu’il faut ajouter

Une petite application posée sur une vraie base de données, avec le même écran que le fichier actuel.

Les mêmes colonnes, le même ordre, le même vocabulaire métier. Trois personnes saisissent en même temps sans se marcher dessus, parce qu’une base sait faire ça depuis quarante ans. Les champs contrôlent ce qu’on y met : une date reste une date, un client vient de votre liste de clients.

Chaque modification est tracée, avec l’auteur et l’heure. Quand quelqu’un demande pourquoi cette commande est passée en urgent, la réponse prend dix secondes.

Et le fichier peut continuer à exister pour ce qu’il fait bien. Un export vers Excel, à la demande ou planifié, alimente les classeurs d’analyse de ceux qui y tiennent.

Qui le fait tourner

Regardez le fichier avant de le remplacer. Les formules, les onglets masqués, la colonne dont plus personne ne connaît la règle : quelqu’un les a écrits.

Cette personne est souvent la seule à savoir pourquoi une ligne est traitée autrement que les autres. Elle n’a rien documenté, parce que personne ne le lui a demandé.

Si elle part, le fichier continue de s’ouvrir. Ce qui s’arrête, c’est la capacité à le corriger. Ce risque là ne se voit pas tant qu’il ne s’est pas produit.

Ce que ça coûte

Trois à quatre semaines. C’est un peu plus long que les autres chantiers, parce qu’il faut reprendre l’historique et parce qu’il y a un écran à dessiner. Le prix suit ces deux points, et il est chiffré une fois le fichier vu.

Ce qui allonge, c’est le nombre de colonnes et l’état du fichier existant. Un tableau propre de quinze colonnes se reprend vite. Quatorze onglets qui se référencent entre eux demandent d’abord de démêler ce qui sert encore.

Envoyez le fichier, même mal en point. Je vous réponds sous 48 h, et si la coédition suffit chez vous, je vous le dis.