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Relancer les impayés sans y passer le lundi matin
La balance âgée sort de votre logiciel. Tout le reste se fait à la main. Voilà comment la relance part toute seule, avec vos règles et vos exceptions.
- Délai
- 2 à 3 semaines
- Réponse
- 48 h
Le blocage
Le lundi matin, quelqu’un sort la balance âgée. Il trie les factures échues. Il ouvre chaque fiche client pour savoir qui appeler, qui relancer par écrit, et qui laisser tranquille parce que le commercial a promis un délai il y a quinze jours.
Puis il écrit les mails un par un. Il recopie le numéro de facture, il joint le PDF, il adapte le ton. Ensuite il note dans un fichier Excel qui a été relancé et quand.
Deux heures par semaine. Et les semaines chargées, ça ne se fait pas. Les retards s’allongent tout seuls.
Ce que fait déjà votre logiciel
Il tient les échéances et il sort une balance âgée juste. C’est le socle, et il n’y a aucune raison d’y toucher.
Beaucoup de gestions proposent en plus une relance intégrée. Elle envoie un courrier type à J plus 15, puis un deuxième à J plus 30. Quand vos clients se ressemblent et que vos règles sont simples, elle suffit, et le conseil sera de vous en servir.
Elle bloque sur ce qui fait votre métier. Elle ne distingue pas le client de quinze ans du nouveau qui paie mal. Elle ignore l’accord verbal noté nulle part. Elle ne sait pas s’arrêter parce qu’un acompte est tombé la veille sur une autre facture.
Ce qu’il faut ajouter
Un scénario de relance qui suit vos règles à vous.
Il lit la balance chaque matin. Il applique vos niveaux, du rappel courtois à la mise en demeure. Il tient les exceptions que vous avez posées, client par client, avec une date de fin pour que personne n’oublie de les lever.
Il joint la facture concernée. Il met le bon commercial en copie au bon moment. Il s’arrête net dès qu’un règlement est saisi.
Et il tient le journal seul. Qui a été relancé, quel jour, avec quel texte, et ce que le client a répondu. Le fichier Excel de suivi disparaît, et avec lui la question de savoir si la relance de mars est bien partie.
Ce que ça coûte
Deux à trois semaines. Le prix se chiffre sur vos règles de relance, une fois qu’elles sont écrites.
Le prix dépend de vos exceptions, pas du volume. Trois niveaux et une règle unique pour tout le monde, c’est court. Un traitement par famille de clients, avec validation du commercial avant chaque envoi et une lettre différente par filiale, c’est plus long.
Écrivez vos règles de relance en quelques lignes, telles que vous les diriez à une nouvelle recrue. Je vous réponds sous 48 h.
Contact
Décrivez votre cas, en deux lignes.
Je vous réponds sous 48 h : faisable ou non, comment, et ce que ça coûte. Sans engagement.
- Une réponse écrite, pas un appel de découverte.
- Elle dit aussi quand ce n’est pas la peine.
- Pas de relance commerciale.
Et si
Si vous en avez plusieurs comme celui-là.
Un fichier ou un script monté par quelqu’un, que personne d’autre ne sait reprendre, c’est un cas. Cinq, c’est autre chose : votre activité dépend d’outils dont vous ne connaissez ni la liste ni l’état.
L’inventaire fait cette liste en trois jours, pour 3 500 €. Il dit ce qui est dangereux, et dans quel ordre s’en occuper.
Questions
Ce qui revient à chaque fois.
- Est-ce que le mail part vraiment tout seul ?
- Vous choisissez, niveau par niveau. Beaucoup laissent partir les deux premiers rappels sans validation et gardent la main sur la mise en demeure. On peut changer ce réglage après trois mois d'usage, quand vous voyez ce que ça donne.
- Et si un client règle le jour même de la relance ?
- L'outil relit la balance juste avant l'envoi, pas la veille au soir. Un règlement saisi le matin suspend la relance. Le seul cas qui reste, c'est le virement arrivé en banque mais pas encore rapproché dans le logiciel.
- Mon commercial ne veut pas qu'on relance ses clients sans lui.
- C'est la règle la plus demandée. On la pose au départ : tel client ne part jamais sans son accord, tel autre part seul dès J plus 8. Le commercial reçoit la copie au niveau que vous décidez, et il peut suspendre un client depuis un simple mail.