Logiciel
EBP Gestion commerciale
Relancer les impayés depuis EBP, sans le faire à la main
EBP sait envoyer une relance type. Il ne sait pas tenir vos exceptions, joindre la bonne facture et s'arrêter quand l'acompte tombe. C'est ce qu'on ajoute.
- Délai
- 2 à 3 semaines
- Réponse
- 48 h
Le blocage
Le lundi, la responsable administrative sort la balance âgée d’EBP. Elle imprime. Elle surligne.
Puis elle ouvre chaque fiche client pour se rappeler qui est en litige, qui a obtenu un délai du commercial, et qui paie toujours à cinquante jours sans qu’on lui dise rien. Elle écrit les mails un par un, recopie le numéro de facture, cherche le PDF dans le dossier, le joint. Elle note dans un classeur qui a été relancé.
Deux heures par semaine, et l’impression désagréable d’oublier quelqu’un à chaque fois.
Ce que fait déjà EBP
EBP Gestion commerciale tient les échéances, sort une balance âgée fiable, et propose des relances par niveaux avec des modèles de courrier. Le socle est là, et il est bon.
Ce qu’il fait mal, c’est votre particulier. Il ne connaît pas l’accord passé au téléphone la semaine dernière. Il traite le client de quinze ans comme le nouveau. Il déclenche sur l’échéance de la facture, sans regarder qu’un acompte est arrivé hier sur une autre pièce du même client.
Résultat classique : la relance part à quelqu’un qui ne devait pas la recevoir, le commercial appelle, et on désactive le module. Retour au lundi matin.
Ce qu’il faut ajouter
Un scénario qui lit EBP chaque matin et applique vos règles.
Il reprend la balance dans EBP. Il applique vos niveaux, du rappel au courrier ferme. Il tient une liste d’exceptions par client, chacune avec une date de fin pour qu’aucune ne devienne éternelle. Il regarde les règlements du jour avant d’envoyer, pas la veille au soir.
Il joint la bonne facture, celle qui correspond à la ligne relancée. Il met le commercial en copie au niveau que vous avez fixé. Il écrit dans un ton que vous avez validé une fois pour toutes.
Et il tient le journal seul. Vous ouvrez une page et vous voyez qui a été relancé, quand, avec quel texte, et ce qui a été répondu. Le classeur de suivi n’a plus de raison d’exister.
Ce que ça coûte
Deux à trois semaines. Le prix dépend de votre configuration EBP, et il est chiffré dans la réponse.
Le prix ne dépend pas de votre volume de factures. Il dépend du nombre de règles que vous voulez tenir, et du fait que vos commerciaux valident ou non avant envoi. La validation ajoute une petite interface, donc quelques jours.
Écrivez vos règles de relance comme vous les expliqueriez à une nouvelle recrue, en précisant votre version d’EBP. Je vous réponds sous 48 h.
Contact
Décrivez votre cas, en deux lignes.
Je vous réponds sous 48 h : faisable ou non, comment, et ce que ça coûte. Sans engagement.
- Une réponse écrite, pas un appel de découverte.
- Elle dit aussi quand ce n’est pas la peine.
- Pas de relance commerciale.
Et si
Si vous en avez plusieurs comme celui-là.
Un fichier ou un script monté par quelqu’un, que personne d’autre ne sait reprendre, c’est un cas. Cinq, c’est autre chose : votre activité dépend d’outils dont vous ne connaissez ni la liste ni l’état.
L’inventaire fait cette liste en trois jours, pour 3 500 €. Il dit ce qui est dangereux, et dans quel ordre s’en occuper.
Questions
Ce qui revient à chaque fois.
- On a déjà activé les relances dans EBP et ça ne suit pas.
- C'est le cas le plus fréquent. Le module envoie bien, mais il envoie pareil à tout le monde, et on finit par le désactiver après la première relance envoyée à un bon client qui avait un accord. Le travail consiste à porter vos exceptions, pas à remplacer le module.
- Est-ce que ça touche à ma base EBP ?
- En lecture pour la balance et les fiches clients. En écriture uniquement pour tracer la relance, par les imports prévus par EBP. Aucune facture n'est modifiée, aucun règlement n'est saisi par l'outil.
- On a EBP en ligne, pas installé sur notre serveur.
- Les deux cas se traitent, la voie d'accès change. En hébergé, le travail part souvent des exports planifiés plutôt que de la base. Précisez votre configuration dans le formulaire, je vous réponds sous 48 h.