Nos clients envoient des PDF, des Excel et parfois du texte dans le corps du mail.

Les trois se traitent, avec des taux de fiabilité différents. Un Excel structuré passe presque toujours. Un PDF régulier passe bien. Du texte libre dans le corps du mail demande plus de vérification, et ça se dit plutôt que de laisser croire l'inverse.

Comment vous gérez les références articles du client ?

Par une table de correspondance entre son code et le vôtre, alimentée au fil de l'eau. La première commande d'un client demande un peu de travail. Ensuite l'outil reconnaît ses références seul, et une nouvelle référence remonte comme une exception à traiter une fois.

Et si l'outil se trompe de quantité ?

Rien ne part en préparation sans validation. La commande est préparée dans EBP à l'état devis ou commande non validée, selon ce que vous préférez, avec le document d'origine affiché à côté. Votre équipe valide ou corrige en trente secondes au lieu de saisir en cinq minutes.

Logiciel

EBP

Récupérer dans EBP les commandes reçues par mail

Chaque client envoie sa commande à sa façon. Quelqu'un la retape dans EBP, avec le risque de se tromper de référence. L'outil lit, traduit les codes, et prépare la commande.

Délai: 2 à 4 semaines
Réponse: 48 h

Le blocage

Les commandes arrivent par mail, et chaque client a sa façon de faire.

Le premier envoie un bon de commande PDF sorti de son ERP. Le deuxième joint un Excel avec ses propres références et une colonne de commentaires. Le troisième écrit trois lignes dans le corps du mail.

Quelqu’un ouvre, lit, traduit les références du client vers les vôtres, et saisit la commande dans EBP. Cinq minutes quand tout va bien. Quinze quand une référence a changé et qu’il faut appeler pour vérifier.

L’erreur de saisie ne coûte pas cher tant qu’elle est vue. Quand elle passe, elle coûte une livraison, un retour et un avoir.

Ce que fait déjà EBP

EBP importe. Le format d’import des documents de vente est documenté, et un fichier bien formé entre proprement, avec les contrôles d’EBP appliqués : existence du client, existence de l’article, tarif en vigueur.

C’est la marche d’avant qui manque. EBP attend un fichier au format EBP. Vos clients envoient ce qu’ils veulent, dans leur nomenclature, avec leurs unités.

Personne chez EBP ne peut écrire la table de correspondance entre les références de votre client principal et les vôtres. Cette table existe pourtant, dans la tête de deux personnes chez vous.

Ce qu’il faut ajouter

Une pièce qui relève la boîte des commandes, lit la pièce jointe, et traduit.

Elle reconnaît l’émetteur au mail ou au logo. Elle sait où sont les lignes dans le document de ce client précis. Elle traduit chaque référence via une table de correspondance que l’outil enrichit au fil des commandes. Elle contrôle les quantités et les unités, parce qu’un carton de douze n’est pas douze pièces.

Puis elle prépare la commande dans EBP, à l’état que vous choisissez. Votre équipe voit le document d’origine et la commande préparée côte à côte, et valide.

Les cas non reconnus ne sont pas devinés. Ils sont signalés et traités une fois, ce qui apprend la règle à l’outil pour la fois suivante.

Ce que ça coûte

Deux à quatre semaines. Le prix se chiffre sur vos dix commandes réelles, une fois le taux de lecture mesuré dessus.

Le prix dépend du nombre de clients à traiter, et de la propreté de leurs documents. Trois gros clients qui envoient toujours le même Excel, c’est court. Quarante clients dont beaucoup écrivent en texte libre, c’est plus long, et l’intérêt économique se discute honnêtement avant de commencer.

Envoyez dix commandes réelles, en mélangeant vos clients. Je vous réponds sous 48 h, avec ce qui se lit dessus et le prix.

Contact

Décrivez votre cas, en deux lignes.

Je vous réponds sous 48 h : faisable ou non, comment, et ce que ça coûte. Sans engagement.

Une réponse écrite, pas un appel de découverte.
Elle dit aussi quand ce n’est pas la peine.
Pas de relance commerciale.

Et si

Si vous en avez plusieurs comme celui-là.

Un fichier ou un script monté par quelqu’un, que personne d’autre ne sait reprendre, c’est un cas. Cinq, c’est autre chose : votre activité dépend d’outils dont vous ne connaissez ni la liste ni l’état.

L’inventaire fait cette liste en trois jours, pour 3 500 €. Il dit ce qui est dangereux, et dans quel ordre s’en occuper.

Par où commencer, quand il y en a plusieurs →

Questions

Ce qui revient à chaque fois.

Nos clients envoient des PDF, des Excel et parfois du texte dans le corps du mail.: Les trois se traitent, avec des taux de fiabilité différents. Un Excel structuré passe presque toujours. Un PDF régulier passe bien. Du texte libre dans le corps du mail demande plus de vérification, et ça se dit plutôt que de laisser croire l'inverse.
Comment vous gérez les références articles du client ?: Par une table de correspondance entre son code et le vôtre, alimentée au fil de l'eau. La première commande d'un client demande un peu de travail. Ensuite l'outil reconnaît ses références seul, et une nouvelle référence remonte comme une exception à traiter une fois.
Et si l'outil se trompe de quantité ?: Rien ne part en préparation sans validation. La commande est préparée dans EBP à l'état devis ou commande non validée, selon ce que vous préférez, avec le document d'origine affiché à côté. Votre équipe valide ou corrige en trente secondes au lieu de saisir en cinq minutes.

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