Arrêter de ressaisir les documents qui arrivent par mail

Le blocage

Chaque matin, une boîte mail se remplit. Des factures fournisseurs en PDF. Des commandes clients au format du client. Des bons de livraison scannés par le transporteur.

Quelqu’un ouvre chaque pièce. Il lit le numéro, la date, les montants. Il retrouve la fiche dans le logiciel. Il retape. Puis il renomme le PDF et le classe dans le bon dossier.

Le calcul est simple. Deux minutes par document, trois cents documents par mois, dix heures. Dix heures payées à retaper des chiffres qui existent déjà sous forme numérique, à trente centimètres de là.

Ce que fait déjà votre logiciel

Sage, EBP, Divalto, Cegid, tous savent importer un fichier. Le format d’import est documenté, souvent un texte à plat ou un CSV, parfois une API.

La plupart vendent aussi une brique de dématérialisation. Elle fonctionne bien quand le document arrive dans un format normalisé, une facture électronique par exemple. Ce cas devient plus fréquent chaque année, et il faut l’utiliser.

Ce qui reste dehors, c’est tout le reste. Le fournisseur local qui envoie un PDF fait sous Word. Le relevé mensuel qui regroupe quinze factures sur une page. Le client qui impose son bon de commande en Excel avec ses propres références article.

Ce qu’il faut ajouter

Une pièce qui relève la boîte mail, lit chaque document, et prépare l’écriture.

Elle reconnaît l’émetteur. Elle sait qu’une facture de tel fournisseur porte son numéro en haut à droite et son total TTC en bas. Elle retrouve la fiche dans votre base, sur le SIRET quand il est présent, sinon sur le nom et l’IBAN. Elle prépare la ligne au format d’import de votre logiciel.

Puis elle s’arrête. Rien n’entre dans votre comptabilité sans qu’un humain ait dit oui. Votre comptable ouvre une file d’attente, voit trois cents lignes déjà remplies avec le PDF affiché à côté, et valide en lot. Ce que l’outil n’a pas su lire est signalé et passe en premier.

La retape disparaît. Le contrôle reste, et il devient même meilleur, parce qu’on regarde trois cents lignes alignées au lieu d’en saisir trois cents à la file.

Qui le fait tourner

Il arrive qu’une partie de la ressaisie ait déjà été automatisée par quelqu’un dans l’entreprise. Un assistant à qui on colle le PDF, un scénario qui lit la boîte mail, un classeur qui recopie.

Ça marche, et souvent bien. Ce qui manque, c’est ce qui se passe quand ça se trompe. À quelle fréquence, sur quel type de document, et qui s’en apercevrait.

La personne qui l’a monté a réglé un problème que personne d’autre ne réglait. Un traitement qui touche à des factures a besoin d’être mesuré, et le mesurer ne retire rien à ce qu’elle a fait.

Ce que ça coûte

Deux à quatre semaines. Le prix se chiffre sur vos dix documents réels, avec le taux de lecture obtenu dessus.

Ce qui fait varier le prix, c’est le nombre de mises en page différentes à traiter. Cinq fournisseurs réguliers qui envoient toujours le même document, c’est court. Quarante fournisseurs dont un tiers change de format tous les trimestres, c’est plus long, et ça se dit avant de commencer plutôt qu’au milieu.

Envoyez dix documents réels, pris au hasard dans votre boîte. Je vous réponds sous 48 h, avec le taux de lecture mesuré dessus et le prix.