Logiciel
Sage 100
Sortir les factures fournisseurs de Sage sans les ressaisir
Trois cents PDF par mois dans une boîte mail, et une comptable qui les retape dans Sage. L'outil lit, rapproche, prépare l'écriture. Elle valide en lot.
- Délai
- 3 à 4 semaines
- Réponse
- 48 h
Le blocage
Trois cents factures fournisseurs par mois, en PDF, dans une boîte mail partagée.
La comptable ouvre la première. Elle cherche le fournisseur dans Sage. Elle saisit le numéro de pièce, la date, le montant hors taxes, la TVA, le compte de charge. Elle contrôle le total. Elle renomme le PDF et le classe dans le dossier de l’exercice. Elle passe à la suivante.
Sept heures par mois, tous les mois. Sept heures pendant lesquelles elle ne fait ni le rapprochement bancaire ni le suivi des règlements, qui sont les deux sujets où elle apporte vraiment quelque chose.
Ce que fait déjà Sage
Sage sait importer. Le format d’import des écritures est documenté depuis longtemps, et sur les versions récentes les objets métier permettent d’écrire proprement depuis un programme extérieur, avec les contrôles de cohérence de Sage appliqués.
Sage propose aussi sa brique de dématérialisation. Elle traite bien les factures normalisées, et la facturation électronique en fait arriver de plus en plus. Si vos fournisseurs sont tous dans ce cas, prenez le module et n’allez pas plus loin.
Ce qui reste dehors est rarement anecdotique. Le fournisseur local qui envoie un PDF fait sous Word. Le relevé mensuel du grossiste qui regroupe quinze bons de livraison. La facture de transport avec sa ventilation analytique par chantier.
Ce qu’il faut ajouter
Une pièce qui relève la boîte, lit chaque PDF, et prépare l’écriture dans Sage.
Le rapprochement se fait d’abord sur le SIRET quand il figure sur la facture, sinon sur la raison sociale et l’IBAN. Le compte de charge se déduit du fournisseur et de l’historique : si les quarante dernières factures de ce fournisseur sont parties sur le même compte, la quarante et unième est proposée sur ce compte.
L’écriture est préparée, pas passée. Elle attend dans une file, avec le PDF affiché à côté. Votre comptable parcourt trois cents lignes déjà remplies et valide en lot. Les pièces mal lues, les totaux qui ne tombent pas juste et les fournisseurs inconnus remontent en tête, marqués.
Sage ne bouge pas. Personne n’est formé à un nouvel outil. Aucune donnée ne déménage.
Ce que ça coûte
Trois à quatre semaines pour ce cas précis. Le prix dépend de ce que vos vingt factures révèlent, et il est chiffré dans la réponse.
Le prix suit le nombre de mises en page à traiter, pas le nombre de factures. Dix fournisseurs réguliers, c’est court. Soixante fournisseurs dont beaucoup de petits, c’est plus long, et le chiffrage vient après la mesure sur vos documents.
Envoyez vingt factures prises au hasard dans la boîte. Je vous réponds sous 48 h, avec le taux de lecture obtenu dessus, fournisseur par fournisseur, et le prix.
Contact
Décrivez votre cas, en deux lignes.
Je vous réponds sous 48 h : faisable ou non, comment, et ce que ça coûte. Sans engagement.
- Une réponse écrite, pas un appel de découverte.
- Elle dit aussi quand ce n’est pas la peine.
- Pas de relance commerciale.
Et si
Si vous en avez plusieurs comme celui-là.
Un fichier ou un script monté par quelqu’un, que personne d’autre ne sait reprendre, c’est un cas. Cinq, c’est autre chose : votre activité dépend d’outils dont vous ne connaissez ni la liste ni l’état.
L’inventaire fait cette liste en trois jours, pour 3 500 €. Il dit ce qui est dangereux, et dans quel ordre s’en occuper.
Questions
Ce qui revient à chaque fois.
- Est-ce que vous écrivez directement dans la base Sage ?
- Jamais en direct. Le passage se fait par l'import documenté de Sage, ou par les objets métier quand votre licence les expose. C'est plus long à écrire, et c'est exactement ce qui fait que la mise à jour Sage suivante ne casse rien.
- On est sur Sage 50, est-ce que ça change quelque chose ?
- Le principe est identique, la voie d'entrée diffère. Sur Sage 50, le passage se fait par les imports fichiers. Indiquez votre version exacte dans le formulaire, je vous réponds sous 48 h.
- Et les fournisseurs qui ne sont pas encore dans Sage ?
- L'outil n'en crée aucun tout seul. Un émetteur inconnu part dans une file d'attente avec son SIRET et son IBAN déjà lus. Votre comptable crée la fiche une fois, et les factures suivantes du même fournisseur se rapprochent seules.