Ce qu’on trouve dans une entreprise de travaux
Les heures sont saisies trois fois. Sur le carnet du chef d’équipe, dans un tableur repris par l’administratif, puis dans le logiciel de gestion pour la paie et l’affectation au chantier. Chaque reprise corrige des cas particuliers que personne n’a écrits.
La situation de travaux est montée à la main. Un classeur reprend le marché, les avenants, l’avancement déclaré par le conducteur de travaux, les prestations de sous-traitance et la retenue de garantie. Il sort le décompte que le maître d’ouvrage attend. Il est reconstruit à chaque chantier à partir de celui du chantier précédent, et personne ne sait plus lequel est le modèle.
Le suivi de la sous-traitance vit dans un fichier partagé : les contrats, les situations reçues, les autoliquidations, les attestations à jour ou non. Il sert au conducteur, à la comptabilité et parfois à l’assurance.
La retenue de garantie n’est suivie nulle part de façon fiable. Elle apparaît sur les décomptes, elle disparaît de la trésorerie prévisionnelle, et elle ressort un an après la réception quand quelqu’un pense à la réclamer. Ou quand personne n’y pense.
Le même chiffre, trois fois
La ressaisie coûte du temps, et ce n’est pas le plus cher.
Le temps se calcule : quelques heures par semaine à l’administration, une demi-journée par mois en consolidation. C’est visible, c’est agaçant, et ça se supporte.
Ce qui coûte vraiment, c’est l’écart entre les trois versions. Le carnet dit sept heures, le tableur en dit huit parce qu’on a ajouté le trajet, le logiciel en dit sept et demie parce qu’une règle d’arrondi s’applique quelque part. Aucune des trois n’est fausse. Elles ne répondent simplement pas à la même question, et personne n’a jamais écrit laquelle fait foi.
À la fin du chantier, le prix de revient sort du logiciel, la situation sort du tableur, et les deux ne tombent pas juste. On cherche l’écart, on ne le trouve pas entièrement, on l’impute au chantier et on passe au suivant. La marge réelle par chantier devient une estimation.
C’est le vrai coût de la triple saisie : non pas les heures passées, mais l’impossibilité de savoir lequel de vos chantiers gagne de l’argent.
Ce qui se perd entre le chantier et la facturation
L’avenant discuté sur place et jamais tracé. Il a été fait, il n’est pas au marché, il ne sera pas facturé.
L’heure de grue non pointée parce que la journée était longue et le carnet resté dans la camionnette.
Le PV de réception signé qui reste trois semaines dans une pochette, et pendant ces trois semaines le DGD n’est pas monté, la retenue de garantie ne court pas, la facture ne part pas.
Aucun de ces trois trous n’est un problème informatique. Ce sont des ruptures entre le terrain et l’administratif, et l’outil qui les comblait s’est trouvé être un classeur parce que personne n’avait rien de mieux à proposer.
C’est aussi pour cela qu’ils se voient dans la trésorerie avant de se voir ailleurs. Un chantier qui va bien et qui encaisse mal ressemble longtemps à un chantier qui va mal.
Ce qu’un inventaire regarde sur un chantier
À sécuriser : tout ce qui commande une facturation et tient sur une personne. Le classeur de situation de travaux en fait presque toujours partie, parce qu’il porte des règles de calcul d’avancement et de retenue qu’une seule personne sait justifier. Le premier geste est de les écrire, avant de toucher à l’outil.
À refaire proprement : la chaîne du pointage, quand le même chiffre circule sous trois formes ; le suivi de sous-traitance dès qu’il engage l’entreprise vis-à-vis d’un tiers ; tout ce qui produit un montant que quelqu’un envoie à l’extérieur sans que personne ne le vérifie.
À laisser vivre : les outils de confort d’un conducteur qui n’engagent que lui.
L’inventaire regarde aussi ce que le logiciel de gestion de chantier sait faire et que personne n’a activé. Sur les situations et sur le suivi de sous-traitance, c’est fréquent : la fonction existe, elle a été jugée trop rigide au démarrage, et le classeur est né ce jour-là.
Changer de logiciel de chantier n’est pas le sujet
Le logiciel de gestion tient les marchés, les situations et la paie. S’il fait ce travail correctement, il reste, et rien de ce qui suit ne consiste à le remplacer.
Ce qui s’est construit à côté ne prouve pas qu’il est mauvais. Ça prouve qu’à un moment donné, quelqu’un a eu besoin de quelque chose qu’il ne faisait pas, et qu’il a fallu sortir un chantier cette semaine-là.
Un changement de logiciel est un projet à part entière, avec une reprise de données, une formation et une année difficile. Un inventaire peut montrer qu’il devient nécessaire. Il ne le conduit pas, et il ne sert pas à le vendre.